Absagen auf Bewerbungen

Wie Sie wertschätzend und rechtskonform absagen können

Selbstverständlich wäre es wundervoll, wenn Sie auf Ihre Stellenausschreibung lediglich eine Bewerbung erhalten würden und diese von Ihrem perfekten Traumkandidaten. Da dies aber nur in den seltensten Fällen passiert, stehen Sie früher oder später vor der Frage: Wie sage ich dem/der Bewerber/in wertschätzend und rechtskonform ab?

Besonderheiten bei Azubis

Natürlich hofft jeder Bewerber auf die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und die Zusage für die ausgeschriebene Stelle, unabhängig davon, ob er sich als Azubi oder Führungskraft bewirbt. Dennoch sollte man sich als Arbeitgeber bewusst sein, dass die Mehrheit der Ausbildungsplatzsuchenden zum ersten Mal im Leben eine Bewerbung schreibt und entsprechend weniger Erfahrung auf diesem Gebiet mitbringt. 

Auch das Alter der Ausbildungsplatzsuchenden ist in der Regel geringer als das anderer Bewerber. Der ein oder andere ermutigende Satz (mehr) kann demnach vorteilhaft sein, um den meist jungen Menschen den Start ins Arbeitsleben zu erleichtern, selbst wenn das eigene Unternehmen den Ausbildungsplatz anderweitig besetzt. 

Rechtskonformität bei der Absage 

Einer der wichtigsten Aspekte beim Verfassen einer Absage ist die Verwendung rechtskonformer Begriffe und Formulierungen. Ein respektvolles Absageschreiben ist daher die Grundlage, um dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (kurz: AGG) zu entsprechen. Das AGG soll Diskriminierungen im Arbeits- und Zivilrecht verhindern. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist es daher untersagt, einem Bewerber aus folgenden Gründen abzusagen:

• Religion 
• Rasse oder ethnische Herkunft
• Weltanschauung
• Geschlecht
• Alter
• Behinderung
• sexuelle Identität
• Schwangerschaft und Mutterschaft

Für mehr Sicherheit im Bewerbungsprozess gilt daher: lieber ohne Begründung absagen, wenn es Unklarheiten oder Unsicherheit bei der Frage nach der richtigen Formulierung gibt. 
Alternativ können Sie Ihre Vorlagen oder Textbausteine von Experten rechtlich prüfen lassen.

Zusätzlich zum AGG gilt es auch das Datenschutzgesetz zu beachten. Es ist wichtig, von den Bewerbern beispielsweise die Einwilligung in die Datenverarbeitung einzuholen, die erhaltenen Daten zu schützen und entsprechend der aktuellen Rechtslage aufzubewahren sowie zu löschen. 

Der richtige Zeitpunkt für die Absage der Bewerbung

Die Anzahl an Bewerbungen auf den von Ihnen angebotenen Ausbildungsplatz lässt sich nicht vorhersehen. Auch der Bewerber weiß nicht, ob er der Einzige ist oder einer von 300 weiteren Kandidaten. 
Um zeitnah allen Bewerbern gerecht zu werden, empfiehlt es sich, bereits vor oder während der Stellenausschreibung verschiedene Textbausteine für die Absagen anzulegen, welche dann nach Erhalt und Durchsicht der Bewerbungsunterlagen durch individuell auf den jeweiligen Bewerber zugeschnittene Passagen ergänzt werden.

Eine zu rasche Absage kann dazu führen, dass der Bewerber die Absage negativ auffasst, da der Eindruck entstehen kann, dass sich nicht ausreichend Zeit für die Durchsicht seiner Bewerbung genommen wurde. 
Eine (zu) späte Absage kann jedoch ebenfalls entmutigend wirken, vor allem, wenn der Bewerber sich aufgrund der für ihn langen Zeitspanne zwischen seiner Bewerbung und der Absage Hoffnung auf ein Vorstellungsgespräch oder einen Ausbildungsvertrag gemacht hat. 

Um Enttäuschungen zu vermeiden, ist es hilfreich, bereits bei der Stellenausschreibung eine Bewerbungsfrist anzugeben. Wenn zu diesem Termin die Anzahl an Bewerbungen feststeht, lässt sich der weitere Verlauf des Recruitingprozesses besser planen. Sie können beispielsweise hochrechnen, wie lange Sie für die Durchsicht aller Bewerbungen brauchen werden und den Bewerbern gegebenenfalls eine kurze Nachricht zukommen lassen, dass Sie sich voraussichtlich in Kalenderwoche XY melden werden. 

Hat ein Kandidat bereits die erste Hürde genommen und sich in einem Bewerbungsgespräch vorgestellt, ist dies eine gute Möglichkeit ihm mitzuteilen, wann er in etwa mit einer Entscheidung rechnen kann. 

Umgang mit Rückfragen zur Absage

Der Großteil der Bewerber fragt sich nach einer Absage natürlich, woran es liegt, dass er nicht in die engere Wahl gekommen ist oder die Stelle letztlich doch nicht bekommt. Wenn Sie unter Berücksichtigung des AGG bereits in der Absage eine ehrliche und rechtskonforme Begründung genannt haben, wird sich die Menge an Rückfragen wahrscheinlich in Grenzen halten. Dennoch kann es vorkommen, dass sich ein Bewerber noch einmal bei Ihnen meldet und nach dem Grund für die Absage fragt. Eine direkte Reaktion auf die Rückfrage ist oftmals aufgrund der Vielzahl an Bewerbern nicht möglich, daher ist es hilfreich, mit dem Bewerber beispielsweise einen Telefontermin zu vereinbaren. Sie können sich auf den Termin vorbereiten, indem Sie sich noch einmal die Bewerbungsunterlagen anschauen und die weiteren Unterlagen aus dem Bewerbungsprozess. Der Bewerber fühlt sich ernst genommen, weil man sich noch einmal Zeit für ihn nimmt und ihn nicht mit der Wiederholung des Absageschreibens „abwimmelt“. 

Vor allem Ausbildungsplatzsuchende sind dankbar, wenn man Ihnen Tipps für zukünftige Bewerbungen geben kann. 

Positives Image durch gute Absagen

Es ist wichtig, den Bewerbern auch bei einer Absage mit Wertschätzung zu begegnen. Vermeiden Sie allgemeine Standardformulierungen und gehen Sie individuell auf den jeweiligen Bewerber ein. Heben Sie seine besonderen Stärken hervor und loben Sie ihn, bleibt Ihr Unternehmen auch nach Erhalt der Absage positiv im Gedächtnis. 
Dies fördert das positive Image Ihres Unternehmens und ist ein Bestandteil des Employer Branding über das wir in diesem Beitrag berichtet haben.

Mit einer respektvollen, wertschätzenden und rechtskonformen Absage schaffen Sie neben der Stärkung Ihres Unternehmensimages auch Raum für ein Wiedersehen mit dem Bewerber, wenn Sie weitere Positionen zu besetzen oder neue Stellen geschaffen haben.